集团BPM系统成功上线,迈入信息化管理时代

为实现集团战略目标和标准化管理,以降低企业管理成本,提高管理效率,在信息化建设上不断追求创新,提升公司整体管理水平和竞争力,促使集团持续健康发展。2016年初,集团引进美国K2专业BPM管理系统,大力推进立项、系统选型工作。2017年3月15日,安华美博集团BPM系统正式启动。安华美博集团副总裁王爱娟、副总裁Tim作为项目管理委员会出席会议,集团总裁办、集团人力资源部、集团财务部、集团采购部、安华汇总经理、安华汇行政人力资源部、财务部、招商部、物业部各部门负责人作为业务关键用户参加会议。

本次启动大会,旨在“四个明确”,一明确以“实现集团标准化管理、提高企业办公效率、提升企业管理水平”作为项目目标;二明确项目管理委员会及业务关键用户系统建设的职责,三明确项目实施计划,四明确项目实施范围。

会上,总裁王玉清慷慨激昂地表达对BPM系统建设对企业管理提升的重要性,对BPM系统寄予非常高的厚望,同时要求业务关键用户及集团所有员工全力配合BPM系统建设工作。

经过一个多月业务需求调研、高层领导需求访谈,高层领导及业务关键用户充分考虑管理效率及风险管控,并结合公司现状、管理痛点,于2017年4月22日确立BPM系统实施方案。系统方案确认后,集团信息技术部与供应商历时2个月紧锣密鼓地推进系统开发、功能测试验证,于2017年7月1日组织集团总裁办、集团人力资源部、集团财务部、集团采购部、安华汇总经理、安华汇行政人力资源部、财务部、招商部、物业部关键用户测试系统功能、验证流程审批准确性、是否满足用户需要。在半个月的测试过程中,共提出108个流程节点及系统优化问题,高层领导百忙之中挤时间与项目组及关键用户积极讨论优化流程方案、业务管理模式、风险管控措施,在大家共同努力配合下,克服一个个管理变革难关,解决一个个系统技术问题,跨越一道道纸质流程切换到电子流程的难坎。

2017年7月22日,BPM项目组完成对集团总部、安华汇营销中心、安华汇项目部、通辽安华城、惠州美博城、广州运动全体员工培训。

2017年7月25日,BPM项目组圆满完成董事会的上线汇报及培训。集团领导对系统建设工作给予了充分的肯定,要求大力推动系统的上线工作,要求集团及下属公司全员必须按《安华美博集团BPM系统操作手册》及《安华美博集团BPM系统管理办法》要求使用系统,要求已上线的流程必须使用电子流程,各责任部门不允许接受纸质流程。

系统上线后,为确保内部管理流程更加完善、更加高效率、更加安全,董事长亲抓成立流程专家小组事项,以应对及处理管理流程优化及变更,明确表示只要经过分析、得到流程专家小组及董事会成员的确认,即使涉及权责体系,也可以变更。

历经近5个月的努力,BPM系统实现了5大管理模块,28个电子审批流程及流程审批APP的建设。包含标准体系管理、新闻中心、企业文化管理、文档共享、业务系统统一登陆,流程中心人事流程(KPI计划审批、KPI评分审批、定性指标考核、通辽月度KPI考核、加班申请、出勤申请、假期申请)、行政流程(会议室申请、公文审批、新闻发布审批、标准体系修订审批)、采购流程(采购需求审批、采购合同审批)、财务流程(费用支付流程、费用报销流程、借款申请、用印申请)、JDE业务审批(单元面积调整、租赁政策审批、优惠政策审批、合同新签审批、合同续签审批、合同变更审批、合同转让审批、合同提前退租审批、费用减免审批、费用退还审批)、自定义审批审阅流程。

目前系统已正常运转,截止8月中旬,已有1000多条电子流程在BPM系统中审批,审批通过效率达80%,新闻、内部公文、通知等也都循序渐进的使用起来。相信安华美博集团BPM系统能给公司工作效率的提高与管理水平的提升带来质的飞跃,实现集团“抓标准,求创新,促发展”的战略管理目标。